Se la tua azienda riceve un elevato numero di ordini gestiti da più persone un processo implementato in GROW potrà sicuramente aiutarti.

Utilizzando un’applicazione custom di Join.it, tutte le email ricevute ad una casella, ad esempio ordini@groxinet.it, potranno essere trasformate in workflow, seguendo regole specifiche.

Tramite due processi GROW distinti, sarà semplice incanalare le mail verso le risorse che gestiscono i diversi clienti, gestendo lo smistamento e riducendo sensibilmente i tempi di gestione.

Il processo:

Un processo viene utilizzato a monte per mappare i domini di provenienza delle email che vengono abbinati ad un cliente, sia che l’anagrafica clienti sia implementata in GROW sia che venga gestita nel vostro gestionale.

Oltre ad abbinare il dominio al cliente, verrà indicata la risorsa o il team che segue quel cliente.

Al ricevimento di una mail, l’applicazione custom trasformerà il messaggio in un record di GROW, allegando la mail originale al record stesso e valorizzando correttamente il campo cliente in base al dominio di provenienza.

Sarà possibile categorizzare la mail ricevuta come “Corrispondenza”, “Comunicazione importante”, “SPAM” o “ordine standard”

Ovviamente, per la gestione dei nuovi clienti, sarà possibile filtrare e rintracciare tutte le mail ricevute da nuovi domini che dovranno essere gestite dal personale dedicato ai nuovi contatti.

Una volta che la mail ricevuta viene convertita in un record di GROW, ogni operatore potrà monitorare le attività ad esso assegnate. Prenderà in gestione l’ordine, eseguirà le verifiche del caso e potrà dichiarare “evadibile” l’ordine stesso. Che sia la stessa risorsa o una dedicata, dopo l’inserimento dell’ordine nel gestionale sarà possibile allegare DDT di spedizione, dati e note a corredo per raggruppare in un unico posto tutti i dettagli dell’attività.

Utilizzando GROW per la gestione degli ordini di vendita otterrai:

• uno strumento per smistare automaticamente le richieste ai membri del team
• L’unificazione dell’indirizzo di posta dedicato agli ordini
• la cronologia di tutti gli step, potendo monitorare i reali tempi di evasione a partire dalla ricezione della richiesta
• una statistica sulle performance e sui problemi più comuni dell’attività di inserimento ordini
• Se ci fosse qualche problema, potrai recuperare tutti i dettagli di un ordine in un unico posto, senza cercare nelle caselle di posta o negli archivi cartacei

E non solo.

L’utilizzo del processi di gestione ordini consente di gestire al meglio le assenze del personale assegnato ai clienti.

Non servirà accedere alle caselle personali per monitorare le attività in coda.

Basterà ricercare in GROW le richieste assegnate alla risorsa assente per prenderle in gestione o smistarle agli altri membri del team

Guarda e scarica la scheda tecnica di questo processo:

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