La ricezione di un ospite in azienda non è altro che uno dei tanti processi, descritti da un preciso workflow, che si svolgono nella tua azienda.

Anche in questo caso GROW si presta al suo ruolo di workflow manager per gestire un aspetto che, soprattutto nel periodo pandemico, risulta più che mai importante e delicato.

Con un’interfaccia custom web e desktop, utilizzabile da tablet posti alla reception desk, GROW diventa il vostro registro cartaceo degli ingressi in azienda.

In questa applicazione, GROW sfrutta la sua versione CLOUD, in modo da garantire la connettività e la possibilità di monitorare gli ospiti in azienda anche durante evacuazioni o blackout, semplicemente da un browser desktop o mobile.

Soprattutto nel periodo appena trascorso l’importanza di non maneggiare penne e registri comuni ma potersi autenticare semplicemente usare il proprio cellulare diventa importante oltre che comodo.

E non solo.

L’utilizzo di GROW per la gestione della accessi in azienda consente di inviare via mail il badge personale di ogni ospite.

Il badge, contenente un QRCode riconoscibile dall’applicazione consente un fast check-in check-out degli ospiti, e può essere inviato al momento dell’organizzazione di un meeting in modo da snellire la fase di accettazione.

Ad ogni accesso sarà possibile indicare il referente interno che attende l’ospite, il quale riceverà una notifica immediata al momento del check-in.

Sono innumerevoli i vantaggi di una gestione digitale della reception e della tracciatura degli ospiti in azienda, tenendo sempre in primo piano la sicurezza e le normative antincendio.

Se anche nella vostra azienda la gestione digitale della ricezione degli ospiti può essere uno sviluppo importante, contattateci per maggiori informazioni.

Nell’era della digitalizzazione spesso non possiamo fare a meno di ricevere documentazione cartacea.

Anche in questo campo GROW può fare la differenza.

Grazie a software progettati ad hoc sarà facile trasformare un foglio in un workflow gestito da GROW.

Il processo:

Basta GROW, uno scanner e il nostro software custom per la digitalizzazione.

Sarà sufficiente indicizzare il documento durante la scansione per poterlo ritrovare allegato in formato PDF ad un nuovo record di GROW.

La digitalizzazione del documento può essere il primo step di un workflow di analisi e validazione che non necessiterà più di dover spostare ingenti quantità di documenti in azienda.

E’ tutto in GROW, documentazione facile da reperire e scaricare, informazioni di analisi dettagliate su ogni documento.

Questo tipo di applicazione trova il suo spazio nel backoffice, nelle aziende finanziarie e assicuratrici, ma soprattutto in società che gestiscono questi aspetti in outsourcing.

Utilizzando GROW per la digitalizzazione dei documenti otterrai:

• Uno strumento digitalizzare e indicizzare i documenti
• Potrai indicizzare anche l’ubicazione del documento originale, in modo da poterlo sempre recuperare facilmente
• la cronologia di tutti gli step, potendo monitorare le date di ricezione, di analisi e di archiviazione dei singoli documenti
• una statistica sulle performance, sulla quantità di documenti e fogli digitalizzati ogni giorno, mese o trimestre
• In caso di necessità, potrai reperire le informazioni dei documenti in un unico posto, senza dover cercare negli archivi cartacei, ma pur sapendo rintracciare il documento cartaceo archiviato

E non solo.

L’utilizzo di GROW nella digitalizzazione dei documenti ti consente di avere un nuovo punto di vista sul tuo lavoro, potendo monitorare in realtime quali documenti sono stati ricevuti e di quali invece sei ancora in attesa.

Basterà ricercare in GROW utilizzando i campi di indicizzazione per poter trovare subito la scansione del documento, sapere dove è conservato l’originale e quale è il suo stato di analisi.

Se hai domande, richieste particolari o se ti abbiamo già convinto, scrivici e ti contatteremo al più presto!

Se la tua azienda riceve un elevato numero di ordini gestiti da più persone un processo implementato in GROW potrà sicuramente aiutarti.

Utilizzando un’applicazione custom di Join.it, tutte le email ricevute ad una casella, ad esempio ordini@groxinet.it, potranno essere trasformate in workflow, seguendo regole specifiche.

Tramite due processi GROW distinti, sarà semplice incanalare le mail verso le risorse che gestiscono i diversi clienti, gestendo lo smistamento e riducendo sensibilmente i tempi di gestione.

Il processo:

Un processo viene utilizzato a monte per mappare i domini di provenienza delle email che vengono abbinati ad un cliente, sia che l’anagrafica clienti sia implementata in GROW sia che venga gestita nel vostro gestionale.

Oltre ad abbinare il dominio al cliente, verrà indicata la risorsa o il team che segue quel cliente.

Al ricevimento di una mail, l’applicazione custom trasformerà il messaggio in un record di GROW, allegando la mail originale al record stesso e valorizzando correttamente il campo cliente in base al dominio di provenienza.

Sarà possibile categorizzare la mail ricevuta come “Corrispondenza”, “Comunicazione importante”, “SPAM” o “ordine standard”

Ovviamente, per la gestione dei nuovi clienti, sarà possibile filtrare e rintracciare tutte le mail ricevute da nuovi domini che dovranno essere gestite dal personale dedicato ai nuovi contatti.

Una volta che la mail ricevuta viene convertita in un record di GROW, ogni operatore potrà monitorare le attività ad esso assegnate. Prenderà in gestione l’ordine, eseguirà le verifiche del caso e potrà dichiarare “evadibile” l’ordine stesso. Che sia la stessa risorsa o una dedicata, dopo l’inserimento dell’ordine nel gestionale sarà possibile allegare DDT di spedizione, dati e note a corredo per raggruppare in un unico posto tutti i dettagli dell’attività.

Utilizzando GROW per la gestione degli ordini di vendita otterrai:

• uno strumento per smistare automaticamente le richieste ai membri del team
• L’unificazione dell’indirizzo di posta dedicato agli ordini
• la cronologia di tutti gli step, potendo monitorare i reali tempi di evasione a partire dalla ricezione della richiesta
• una statistica sulle performance e sui problemi più comuni dell’attività di inserimento ordini
• Se ci fosse qualche problema, potrai recuperare tutti i dettagli di un ordine in un unico posto, senza cercare nelle caselle di posta o negli archivi cartacei

E non solo.

L’utilizzo del processi di gestione ordini consente di gestire al meglio le assenze del personale assegnato ai clienti.

Non servirà accedere alle caselle personali per monitorare le attività in coda.

Basterà ricercare in GROW le richieste assegnate alla risorsa assente per prenderle in gestione o smistarle agli altri membri del team

Guarda e scarica la scheda tecnica di questo processo:

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Da IT a IT, una cattiva gestione delle richieste di intervento da parte degli utenti in azienda può incidere molto sulle performance e sulla qualità del lavoro degli stessi.

Con l’utilizzo di un workflow manager come GROW e un processo dedicato sarete in grado di monitorare e migliorare tutti gli step che intercorrono dalla richiesta di supporto fino alla effettiva chiusura dell’attività.

Il processo:

Di fronte a un problema, gli utenti non dovranno fare altro che accedere a GROW, entrare nel processo Ticket IT e inserire una nuova richiesta di supporto.

Potranno quindi indicare la tipologia del problema da segnalare e una breve descrizione, assegnare un grado di urgenza e eventualmente selezionare da una lista il referente IT a cui vogliono chiedere supporto. Se non fosse indicato il referente, sarà lo stesso ufficio IT ad assegnare l’attività ad un suo operatore.

Inserita la richiesta, una mail avviserà tempestivamente l’IT della nuova atività.

L’IT potrà quindi prenderla in gestione o riassegnarla ad un altro membro dell’ufficio, che sarà notificato via mail.

Terminato l’intervento di supporto, sarà l’IT a dichiarare chiusa l’attività direttamente su GROW.

Step opzionale, ma solitamente molto apprezzato, GROW può mandare una mail all’utente che ha richiesto il supporto chiedendo un feedback di apprezzamento. Un link inserito nella mail porterà l’utente sulla pagina GROW dedicata alla sua richiesta ed inserire il suo grado di soddisfazione.

Utilizzando GROW per la gestione dei Ticket IT otterrai:

• uno strumento per raccogliere richieste e assegnarle ai membri del team
• la tracciatura con notifica istantanea delle richieste di supporto
• la cronologia di tutti gli step, potendo monitorare SLA di intervento e/o di risposta
• una statistica sulle richieste di supporto più frequenti, che possono aiutarti a prevenire i problemi in futuro
• la valutazione del supporto da parte degli utenti

E non solo.

Potrà essere lo stesso ufficio IT a creare ticket per attività di manutenzione pianificata, aggiornamenti e nuove installazioni.

Le attività potranno essere raggruppate in progetti, consentendo di gestire al meglio la pianificazione e il monitoraggio di attività IT complesse.

Guarda e scarica la scheda tecnica di questo processo:

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Che la vostra azienda eroghi servizi o venda prodotti fisici, vi sarà sicuramente capitato di ricevere richieste di personalizzazione da parte dei clienti.

Cambi di specifiche tecniche, personalizzazioni estetiche o funzionali possono aumentare la soddisfazione dei clienti, ma ogni richiesta è a sé e dovrà essere accuratamente valutata.

Il processo GROW RPS (richiesta prodotti speciali) è stato sviluppato per facilitare e tenere traccia di questo tipo di attività, con un workflow approvativo e di validazione che costruisce un database di tutte le richieste ricevute.

Il processo:

Alla ricezione di una richiesta di personalizzazione, sarà direttamente il personale commerciale (agenti, ufficio venite ecc…) ha creare una nuova richiesta RPS in GROW.

Verrà indicato il richiedente, il tipo modifica richiesta e i sui dettagli. Potrà essere inserita anche la data entro la quale rispondere al cliente, con la valutazione di fattibilità ed eventualmente una quotazione economica.

L’utente che inserisce la richiesta chiederà quindi l’approvazione all’ufficio tecnico, che valutando ogni aspetto deciderà se approvarla o respingerla. Lo stesso ufficio tecnico assegnerà le attività tecniche ad un suo operatore, che verrà informato con una notifica mail del nuovo task.

In base al tipo di richiesta, sarà possibile integrare nel processo di studio di fattibilità/valutazione attività presenti in altri processi GROW:

Processo prove di laboratorio

L’ufficio tecnico inserisce quali test tecnici dovranno essere svolti al fine di verificare la fattibilità delle modifiche richieste

Processo campionature fornitore

Potrebbe essere necessario richiedere ai fornitori un componente diverso da quello utilizzato. Tutti gli aspetti della campionatura fornitore sono gestiti dal processo GROW dedicato

Al termine delle verifiche tecniche l’ufficio tecnico sarà in grado di rilasciare un esito di fattibilità e informazioni aggiuntive, come stima di costi e tempi di consegna. Dopo aver inserito l’esito in GROW, una notifica mail informerà l’utente che ha inserito la richiesta, che potrà quindi informare il cliente.

Utilizzando il processo GROW RPS otterrai:

• uno strumento per raccogliere le richieste e assegnarle ai membri del team
• la tracciatura con notifica istantanea delle richieste di personalizzazione
• la cronologia di tutti gli step, potendo monitorare SLA di risposta al cliente
• una statistica sulle personalizzazioni più richieste, che possono aiutarti a valutare l’aggiunta a catalogo dei prodotti personalizzati

E non solo.

Costruendo il database delle richieste sarà facile sapere se un tipo di personalizzazione è già stato richiesto o effettuato, semplificando la fase di analisi e creando processi interni standard di verifica degli aspetti tecnici. Sarà molto semplice stabilire quali test saranno necessari per validare una personalizzazione simile ad una già analizzata.

Guarda e scarica la scheda tecnica di questo processo:

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